Workflowautomatisering

Wat je leert

Geschatte tijd: 40 minuten

Aan het einde van deze les kun je:

Alle vier dimensies van het 4D Framework samen toepassen om een herhaalbare procedure met AI op te bouwen

(6 minuten)

Deze video brengt alle vier dimensies van het 4D Framework samen om een praktische workflowautomatisering op te bouwen. Je volgt Emily, een coördinator voor ontwikkeling die zich voorbereidt op het jaarlijkse gala van haar organisatie, terwijl zij een AI-ondersteund e-mailantwoordsysteem opzet. De video laat zien hoe je taken kunt categoriseren naar wat AI moet afhandelen versus wat menselijke aandacht nodig heeft, hoe je het gedrag van het systeem nauwkeurig beschrijft, en hoe je Diligence handhaaft door testen en transparantie.

Belangrijkste inzichten

Begin met Problem Awareness : Voordat je AI-tools aanraakt, analyseer je werkelijke werkbelasting. Wat vragen mensen? Welke patronen ontstaan? Maak een specifieke lijst voordat je besluit wat je wilt automatiseren
**Task Delegation betekent "moet AI dit doen? " vragen, niet alleen "kan AI dit doen? "** : Sommige taken (zoals het beantwoorden van gedocumenteerde vragen) zijn goede kandidaten voor automatisering. Andere (zoals het afhandelen van klachten of hoogrisicoaanvragen) moeten bij mensen blijven
Test iteratief met echte voorbeelden : Gebruik werkelijke e-mails die je hebt ontvangen om het systeem te testen. Je zult gaten in je beschrijvingen ontdekken die verfijning nodig hebben—dit is normaal en noodzakelijk
Oefen alle drie soorten Diligence : Creation Diligence betekent opzettelijk zijn over wat je automatiseert. Deployment Diligence betekent outputs controleren voordat ze uitgaan (vooral in het begin). Transparency Diligence betekent eerlijk zijn over AI's rol, vooral als iets misgaat

Oefening 1: Je automatiseringsmogelijkheden in kaart brengen

Deze oefening helpt je repetitieve taken in je werk te identificeren die goede kandidaten zijn voor AI-automatisering.

Deel I: Controleer je repetitieve taken

Denk aan je afgelopen week werk. Maak een lijst van 5-10 taken die repetitief of tijdrovend voelden. Noteer voor elke taak:

Hoe vaak komt dit voor? (Dagelijks, wekelijks, maandelijks)
Hoeveel tijd kost het elke keer?
Is het antwoord/proces meestal gestandaardiseerd, of verschilt het aanzienlijk?

Deel II: Categoriseer naar AI-geschiktheid

Sorteer je taken in drie categorieën:

AI kan afhandelen : Gestandaardiseerde antwoorden, gedocumenteerde informatie, duidelijke processen
AI kan assisteren, mens beslist : Taken waarbij AI kan opstellen of voorbereiden, maar je controleert voordat je actie onderneemt
Mens moet afhandelen : Hoogrisicobesluiten, emotionele situaties, complexe oordeelsvorming

Deel III: Prioriteer

Kies één taak uit je "AI kan afhandelen" of "AI kan assisteren" categorieën die je de meeste tijd zou besparen. Dit wordt je automatiseringskandidaat.

Reflectie:

Welke criteria hielpen je bepalen in welke categorie elke taak thuishoort?
Was je verrast door hoeveel (of hoe weinig) taken geschikt leken voor automatisering?

Oefening 2: Je automatiseringsbeschrijving opbouwen

Deze oefening leidt je door het beschrijven van een automatiseringssysteem met behulp van de drie soorten Description.

Deel I: Definieer je product

Voor de taak die je in Oefening 1 hebt geïdentificeerd, schrijf je een duidelijke Product Description:

Wat is het eindresultaat dat je wilt?
Welke inputs ontvangt het systeem?
Welke outputs moet het produceren?

Deel II: Definieer je proces

Schrijf een Process Description die de stappen schetst:

Wat moet het systeem eerst doen?
Welke beslissingspunten bestaan er?
Wanneer moet het escaleren naar een mens?
Welke informatie heeft het nodig?

Deel III: Definieer de prestatie

Schrijf een Performance Description die gedrag definieert:

Welke toon moet het gebruiken?
Hoe moet het met onzekerheid omgaan?
Wat mag het nooit doen?
Hoe moet het het verzoek van de persoon erkennen?

Deel IV: Test met echte voorbeelden

Deel je beschrijvingen met AI samen met 3-5 echte voorbeelden uit je werk. Evalueer de outputs:

Categoriseerde het correct?
Zijn de antwoorden nauwkeurig en passend?
Welke aanpassingen hebben je beschrijvingen nodig?

Oefening 3: Planning voor Diligence (uitdagingsdoel)

Deze oefening helpt je nadenken over de verantwoordingsaspecten van je automatisering.

Deel I: Creation Diligence

Beantwoord deze vragen over je geplande automatisering:

Waarom is deze taak geschikt voor AI om af te handelen?
Wat kan er misgaan, en hoe zou je het opvangen?
Wat is de impact als AI een fout maakt?

Deel II: Deployment Diligence

Plan je controleproces:

Zul je elke output controleren, of periodiek steekproeven nemen?
Hoe zul je in de loop van de tijd op problemen toezien?
Welke triggers zouden ervoor zorgen dat je de automatisering pauzeert?

Deel III: Transparency Diligence

Bepaal je transparantieaanpak:

Wie moet weten dat AI betrokken is?
Hoe zul je AI's rol openbaar maken?
Welke vervolgopties zul je bieden als iemand menselijke aandacht wil?

Lesreflectie

Hoe veranderde het gebruik van alle vier dimensies van het 4D Framework samen je benadering van deze automatiseringstaak?
Wat verraste je over het proces van het nauwkeurig beschrijven van een automatiseringssysteem zodat AI het kan uitvoeren?

Wat volgt

In de volgende les bespreken we strategieën voor het doordacht en duurzaam integreren van AI in je organisatie—van het aanpakken van zorgen over AI-afhankelijkheid tot het opbouwen van een AI-beleid dat je waarden weerspiegelt.

Feedback

Terwijl je door de cursus vordert, horen we graag van je hoe je concepten uit de cursus in je werk gebruikt en eventuele feedback die je hebt. Deel je feedback hier.

Erkenningen en licentie

Copyright 2025 Anthropic en Giving Tuesday. Gebaseerd op het AI Fluency Framework ontwikkeld door Prof. Rick Dakan (Ringling College of Art and Design) en Prof. Joseph Feller (University College Cork). Uitgebracht onder de CC BY-NC-SA 4. 0 licentie.